Stadtwerke Konstanz
Vom Pilotprojekt zum Alltagswerkzeug: Wie ein kommunaler Energieversorger KI für Hunderte Mitarbeitende einführte – ohne dass ein einziges Dokument das eigene Haus verlässt.
Ausgangslage
Die Ausgangslage kennt jedes Stadtwerk: Das Wissen ist da, aber verteilt. Netzanschlussrichtlinien und technische Regelwerke liegen im SharePoint, Prozesswissen in Laufwerken und Protokollen, und ein erheblicher Teil steckt in den Köpfen langjähriger Kolleginnen und Kollegen – von denen einige auf den Ruhestand zugehen. Im Kundenservice beantwortete das Team täglich wiederkehrende Fragen zu Tarifen, Umzügen und Abschlägen, während die Antworten längst dokumentiert waren – nur eben schwer auffindbar. Gleichzeitig war klar: Mitarbeitende nutzen KI-Werkzeuge ohnehin, notfalls privat und unkontrolliert. Für ein kommunales Unternehmen mit Datenschutzbeauftragtem, Betriebsrat und Gremien kam eine Lösung außerhalb der eigenen Infrastruktur nicht infrage – genauso wenig wie ein jahrelanges IT-Projekt.
Lösung
Cowork wurde vollständig auf dem eigenen Azure-Tenant der Stadtwerke installiert: Anwendung, Datenbanken und Dokumentenindex in der eigenen Umgebung, angebunden an Microsoft 365. Die ersten Wissensdatenbanken entstanden dort, wo der Hebel am größten war – technische Regelwerke und interne Prozessrichtlinien. Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat waren von Anfang an eingebunden und erhielten die Unterlagen, die kommunale Prüfprozesse verlangen: AV-Vertrag, TOMs, Rollen- und Rechtekonzept. Entscheidend war der gemeinsame Weg: Anforderungen aus dem Stadtwerke-Alltag flossen direkt in die Plattform zurück – vom Berechtigungskonzept für SharePoint bis zu den Formaten für Gremienvorlagen. Was sich in Konstanz bewährt, wird Teil von Cowork.
Der Weg dorthin
- Auftakt
Gemeinsame Auswahl der Anwendungsfälle mit den Fachbereichen; parallel erhalten Datenschutzbeauftragter, Betriebsrat und Gremien die Prüfunterlagen.
- Setup
Installation auf dem eigenen Azure-Tenant, Anbindung an Outlook, SharePoint und Kalender – die Dokumente bleiben, wo sie sind.
- Pilot
Eine Pilotgruppe arbeitet mit Wissenssuche und Chat an echten Fällen. Ihr Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung der Plattform.
- Rollout
Praxisnahe Schulungen, dann Freischaltung für das ganze Haus – vom Kundenservice über die Verwaltung bis zur Netztechnik.
- Heute
Mehrere hundert Mitarbeitende nutzen Cowork im Arbeitsalltag: Regelwerke per Frage statt Ordnersuche, Antwortvorschläge im Service, Erstentwürfe für Berichte und Vorlagen.
Ergebnis
Cowork ist bei den Stadtwerken vom Projekt zum Werkzeug geworden – so selbstverständlich wie Outlook. Die Rückmeldungen aus den Teams sind durchweg positiv: Gesucht wird per Frage statt per Ordnerstruktur, wiederkehrende Serviceanfragen starten mit einem geprüften Antwortvorschlag, und dokumentiertes Erfahrungswissen bleibt abrufbar, auch wenn seine Trägerinnen und Träger in den Ruhestand gehen. Und weil die Plattform im Kreislauf mit dem Kunden weiterentwickelt wird, profitiert jedes weitere Stadtwerk von dem, was in Konstanz gelernt wurde.
vom Kickoff bis zum Go-Live
Setup, Gremien-Unterlagen und Schulung – parallel statt nacheinander.
Dokumente per Frage durchsuchbar
Netzanschlussrichtlinien, Regelwerke und Protokolle – direkt aus SharePoint.
Dokumente verlassen das Haus
Verarbeitung ausschließlich im eigenen Tenant – auch für die Sprachmodelle.
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In 30 Minuten zeigen wir Ihnen Cowork anhand Ihrer eigenen Anwendungsfälle.