Was jede Woche gleich läuft, muss niemand jede Woche machen
Mit Cowork-Workflows verwandeln Sie wiederkehrende Abläufe in automatisierte Prozessketten: einmal definiert, laufen sie zuverlässig immer gleich – ausgelöst per Klick, nach Zeitplan oder durch ein Ereignis. Jeder Schritt vorab festgelegt, jeder Durchlauf nachvollziehbar.
Workflow oder Agent – was brauchen Sie?
Beides automatisiert Arbeit, aber unterschiedlich: Ein Workflow ist ein fester Ablaufplan – dieselben Schritte, in derselben Reihenfolge, bei jedem Durchlauf. Ideal für Aufgaben, die regelmäßig und strukturiert anfallen. Ein Agent bekommt ein Ziel und plant die Schritte selbst – ideal für Aufgaben, die jedes Mal anders aussehen. In der Praxis ergänzen sich beide: Der Workflow erledigt die Routine, der Agent die Ausnahmen.
| Workflow | Agent | |
|---|---|---|
| Ablauf | Fest definiert, immer gleich | Plant selbst, situativ |
| Auslöser | Manuell, Zeitplan oder Ereignis | Auftrag in natürlicher Sprache |
| Typisch für | Wiederkehrende Routineprozesse | Individuelle, mehrdeutige Aufgaben |
| Kontrolle | Jeder Schritt vorab festgelegt | Leitplanken + Bestätigungspunkte |
Die Kernfähigkeiten im Detail
Auslöser, die zu Ihrem Alltag passen
Per Klick, nach Plan oder automatisch. Starten Sie Workflows manuell, lassen Sie sie zeitgesteuert laufen (der Wochenbericht, jeden Freitag um 14 Uhr) oder reagieren Sie auf Ereignisse: eine neue E-Mail im Funktionspostfach, ein neues Dokument im SharePoint-Ordner.
KI-Schritte und feste Schritte kombiniert
Das Beste aus beiden Welten. Kombinieren Sie feste Aktionen (Datei ablegen, E-Mail senden) mit KI-Schritten (zusammenfassen, kategorisieren, extrahieren, formulieren) zu einer durchgängigen Kette – die KI-Intelligenz genau dort, wo sie gebraucht wird.
Ihre Werkzeuge, angebunden
Workflows arbeiten mit dem, was Sie haben. Outlook, SharePoint, Kalender und Ihre Wissensdatenbanken stehen als Bausteine bereit; weitere Systeme binden wir über Schnittstellen an.
Nachvollziehbar bei jedem Durchlauf
Kein Blackbox-Prozess. Jeder Workflow-Durchlauf wird protokolliert: was ausgelöst wurde, welche Schritte liefen, was das Ergebnis war. Fehler fallen auf, statt still zu versanden – und Prüfbarkeit ist eingebaut, nicht nachgerüstet.
Workflows, die sich sofort rechnen
Rechnungseingang vorprüfen
Auslöser: Neue E-Mail mit Anhang im Rechnungs-Postfach. Schritte: Rechnungsdaten extrahieren → auf Vollständigkeit prüfen → im Ablageordner speichern → Vorgang mit Zusammenfassung an die Buchhaltung. Ergebnis: Die Buchhaltung bekommt vorstrukturierte Vorgänge statt eines vollen Postfachs.
Wochenbericht erstellen
Auslöser: Jeden Freitag, 14 Uhr. Schritte: Aktuelle Dokumente und Notizen der Woche zusammentragen → nach Ihrem Berichtsformat zusammenfassen → Entwurf an die Teamleitung senden. Ergebnis: Der Bericht ist fertig, bevor jemand daran denken muss.
Posteingang sortieren
Auslöser: Neue Nachricht im zentralen Funktionspostfach (z. B. info@). Schritte: Anliegen kategorisieren → Standardfälle mit Antwortentwurf versehen → dem zuständigen Team zuweisen. Ergebnis: Nichts bleibt liegen, nichts landet beim Falschen.
Neue Dokumente einpflegen
Auslöser: Neues Dokument im definierten SharePoint-Ordner. Schritte: Dokument klassifizieren → Metadaten ergänzen → in die passende Wissensdatenbank aufnehmen → Team benachrichtigen. Ergebnis: Ihr Unternehmenswissen pflegt sich (fast) von selbst.
Ihr wiederkehrender Ablauf ist nicht dabei? Bringen Sie ihn mit in die Demo – wir skizzieren den Workflow gemeinsam.
Häufige Fragen
Welche Aufgabe machen Sie jede Woche von Hand?
Genau die bringen Sie in die Demo mit. Wir skizzieren live, wie der Workflow dazu aussieht – und was er Ihnen pro Monat an Zeit zurückgibt.